יש דרך פשוטה מאוד לעשות את זה והיא להוריד את אפליקציית sheet של גוגל. קישור מהיר לבעלי אייפון קישור מהיר למערכת אנדרואיד לאחר הורדת האפליקציה ניתן להיכנס ישירות לנתונים אודות חתימות ההורים

רוצה לעדכן את רשימת הילדים? יש ילד שעזב? זה בדיוק המקום בשבילך. שלב ראשון - נכנסים לקובץ חתימות דרך המחשב בלינק שנשלח במייל של שני - עוברים לגליון "תגובות לטופס 2" : ככה נראה הגליון "תגובות לטופס 2" במידה ורוצים להסיר ילד מהרשימה (מכל סיבה שהיא) יש לשנות את "שם הקבוצה בגן" בגיליון "תגובות לטופס 2" ל"הסר":

לפעמים הילדים עוברים בין הקבוצות ואתם רוצים לעדכן אותם במערכת ככה שיהיה נוח לעקוב אחר החתימות. במקרה הזה אלו השלבים שצריך לבצע (נדגים על הילי): 1. כניסה למערכת הילי נמצאת בקבוצה הצהובה: 2. מעבר אל מסך הנתונים, תגובות לטופס 2: 3. לזהות את העמודה עם שמות הקבוצות "שם קבוצה בגן": 4. לזהות את הילד שרוצים לשנות לו את הקבוצה וללחוץ על התא עם שם הקבוצה: 4. לכתוב את שם הקבוצה החדשה שאליה הוא שייך וללחוץ על Enter: 5. לחזור למסך רשימת הנוכחות: 6. נראה שאכן בוצע שינוי והילי בקבוצה האדומה:

1. נכנסים ללניק שהתקבל במייל, מתקבל החלון הזה: 2. כדי להסתכל רק על קבוצה אחת נלחץ על תפריט הבחירה: 3. ויפתחו לנו כל הקבוצות שבגן והצוות: 4. בוחרים את הקבוצה שאנחנו רוצים לראות: 5. וקיבלנו סינון של הקבוצה: 6. ניתן לראות מי חתם ומי לא על פי סימוני ה-V. 7. אם רוצים לראות קבוצה אחרת או את כל הילדים חוזרים על השלבים שביצענו. ניתן לראות בקלות את חתימות ההורים לפי קבוצות וכך לטפל בחתימות במהירות.

יכולות להיות מגוון סיבות לרצון לראות את החתימות של כל ההורים, לבדוק אם ילד חתם לפני מספר שבועות או אולי הגיעו לעשות בדיקה אפידמיולוגית. לא משנה מה הסיבה, זו הדרך שבה אנחנו יכולים לראות את זה: 1. נכנסים למסך הבית דרך הלינק:

בכל שנה יש קבוצה של ילדים שעוזבת את הגן וקבוצה של ילדים שנכנסת לגן. כדי להתכונן לשנה החדשה כל מה שנדרש לעשות הוא לעדכן את הילדים הבוגרים שעוזבים, ולשלוח להורים החדשים את לינק הרישום. כיצד מבצעים את עדכון הילדים. 1. אפשרות ראשונה גן ללא קבוצות - באופן ידני על כל ילד שעזב לשנות את הקבוצה ל"עזב" מצורף כאן הסבר כיצד לעשות זאת. 2. אפשרות שניה, במידה ויש לכם קבוצות בגן היא לעדכן את הקבוצה שעוזבת לסטטוס "עזב" ואז "להעלות" את כל הקבוצות האחרות שנה. לפני הכל הכינו רשימה של קבוצות הגן מהקבוצה הבוגרת ביותר לצעירה ביותר. שלב ראשון - נכנסים לקובץ חתימות דרך המחשב בלינק שנשלח במייל, ועוברים לגליון "תגובות לטופס 2" : ככה נראה הגליון "תגובות לטופס 2" שלב שני- נבחר את עמודה B על ידי לחיצה למעלה וניכנס לתפריט בו נבצע את ההחלפות - נלחץ על תפריט "עריכה" ונבחר ב"חיפוש והחלפה" אופציה אחרת היא לחיצה על Ctrl+H. יפתח עבורנו תפריט ההחלפה נזין בשורת "חפש" את השם של הקבוצה הכי בוגרת בגן, במקרה שלנו בוגרים, ונזין בשורה "החלפה עם" את המילה "עזב". אנחנו בעצם בוחרים את כל הילדים שעוזבים ולא יפיעו יותר. נלחץ על החלפת הכל. בשלב הבא (עד שנסיים את כל הקבוצות בגן) נזין בשורת "חפש" את השם של הקבוצה הכי בוגרת שנותרה בגן , במקרה שלנו צעירים, ונחליף אותה עם הקבוצה שעזבה בוגרים. במידה ויש עוד קבוצה בגן, נבצע את הפעולה פעם נוספת (עד שנסיים עם כל הקבוצות). שוב נבחר את הקבוצה הכי בוגרת שעדיין לא החלפנו, במקרה הזה האפרוחים, ונחליף אותה בצעירים. בסיום כל ההחלפות נלחץ על סיום. סיימנו, עכשיו ניתן לשלוח את הלינק להורים החדשים לרישום. ככה נראה הגליון לאחר ההחלפה. ניתן לעבור ולראות בחוצץ הנוכחות את התוצאה הסופית ברשימת הגן. במידה ורוצים להסיר ילד מהרשימה (מכל סיבה שהיא) יש לשנות את "שם הקבוצה בגן" בגיליון "תגובות לטופס 2" ל"הסר":